(gegevensbescherming)

Bijgewerkt en effectief vanaf 15 januari 2025

Door informatie of documenten bij ons in te dienen tijdens onze gezamenlijke transacties, bevestigt u dat uw persoonlijke gegevens op de hieronder beschreven manier worden verwerkt.

1.   Wie zijn wij?

ERESM B.V. is een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, opgericht en bestaand onder het Nederlandse recht, met haar officiële en statutaire zetel te Amsterdam, Nederland aan het Rhijnspoorplein 10 (8e verdieping), (1018TX), met handelsregistratie nummer 69073422 bij de Kamer van Koophandel (ERESM).

2.    Van wie en in welke hoedanigheid verwerken wij persoonsgegevens?

ERESM kan persoonsgegevens verwerken van sollicitanten, werknemers, dienstverleners en contactpersonen van dienstverleners die diensten aan haar verlenen. Alle persoonsgegevens die worden verzameld in het kader van een (voorgenomen) dienstverband en een zakelijke relatie met ERESM, worden door ERESM verwerkt in haar hoedanigheid als verwerkingsverantwoordelijke (“Verwerkingsverantwoordelijke”).

In het kader van deze Privacyverklaring is elke verwijzing naar “wij” en/of “ons” een verwijzing naar ERESM als Verwerkingsverantwoordelijke.

3.     We weten dat uw privacy belangrijk voor u is

In deze Privacyverklaring leggen wij uit voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens kunnen verwerken. Verder bevat deze Privacyverklaring belangrijke informatie over uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens.

Wij hechten waarde aan uw recht op privacy en streven ernaar uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.

Zo nodig kunnen wij deze Privacyverklaring periodiek aanpassen. De meest recente versie van deze Privacyverklaring is beschikbaar op onze website www.ERESM.nl. Wij raden u aan om deze Privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

4.     Hoe verzamelen wij uw persoonsgegevens?

We kunnen informatie over u verzamelen op de volgende manieren:

1. rechtstreeks van u, bijvoorbeeld wanneer u solliciteert of een arbeidsovereenkomst aangaat met ERESM. Het kan gaan om de volgende informatie met betrekking tot sollicitanten: naam, adres, contactgegevens, curriculum vitae, referenties van eerdere dienstverbanden, gespreksnotities en geschiktheid om in Nederland te werken. Dergelijke informatie omvat de volgende informatie met betrekking tot werknemers: volledige naam, adres, contactgegevens, nationaliteit, burgerservicenummer (BSN), salaris en toelagen, pensioen of andere secundaire arbeidsvoorwaarden, identiteitsbewijs met foto van de overheid, opleidingen en diploma’s, burgerlijke staat of gezinstoestand, noodcontact(en), bankrekeninggegevens en medisch verlof en gerelateerde informatie.

• rechtstreeks van u wanneer u onze website ERESM.nl bezoekt, waaronder informatie die u ons verstrekt via contactformulieren op die website.

• van derden, zoals onze gerelateerde bedrijven (waaronder CAPREIT Limited Partnership (‘CAPREIT’)), zakenpartners of door u aangewezen vertegenwoordigers. Dergelijke informatie kan de volgende informatie met betrekking tot dienstverleners en contactpersonen van dienstverleners omvatten: naam en contactgegevens.

• van derden, zoals uw vorige werkgever en/of recruiters of HR-consultants aan wie u uw persoonsgegevens heeft verstrekt voor sollicitatie- en aanwervingsdoeleinden. Dergelijke informatie kan de volgende informatie met betrekking tot sollicitanten omvatten: uw naam, adres, contactgegevens, curriculum vitae en informatie over uw eerdere dienstverband.

• van derden, zoals externe recruiters en HR-adviseurs die namens ons informatie kunnen verzamelen over (potentiële) werknemers. Dergelijke informatie kan de hierboven vermelde informatie over sollicitanten en werknemers omvatten.

• anderszins in geval van een dienstverband door middel van de CCTV die wij in en om ons pand gebruiken of andere (monitoring)technologieën.

• anderszins, wanneer u onze website ERESM.nl bezoekt door middel van cookies. Als we dergelijke cookies gebruiken, zullen we u verder informeren over welke informatie we hiermee verzamelen in een apart Cookiebeleid dat u kunt vinden op onze website www.ERESM.nl.

• uit algemeen beschikbare informatiebronnen.

• van autoriteiten of overheidsinstanties, wanneer zij daartoe wettelijk gemachtigd zijn.

Als u het niet prettig vindt om uw persoonsgegevens elektronisch per e-mail aan ons door te geven, kunt u ook persoonlijk naar één van onze kantoren gaan en de vereiste persoonsgegevens op papieren formulieren indienen in een verzegelde envelop, gemarkeerd als vertrouwelijk, gericht aan uw toegewezen administratieve vertegenwoordiger, met vermelding op de envelop van de huidige datum en het onderwerp.

5.      Voor welke doeleinden gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens van sollicitanten en medewerkers verder voor de volgende doeleinden:

• het beoordelen en beslissingen nemen over het aannemen van sollicitanten;
  • het aangaan van arbeidsovereenkomsten of andere daarmee samenhangende overeenkomsten;
  • om de arbeidsverhouding te administreren, zoals het voeren en bijhouden van een personeels-, belonings- en salarisadministratie (inclusief ziekteverzuimadministratie), het vaststellen en uitbetalen van salarissen en andere beloningen, het uitvoeren van pensioenen, het regelen van verzekeringen, het bijstaan en helpen bij de reïntegratie na ziekte of incidenten, het inhouden en afdragen aan de bevoegde belastingdienst van vereiste (loon)belastingen, het nemen van selectiebeslissingen (zoals promotie of het in aanmerking komen voor bonussen of andere toekenningen), het optimaliseren van uw werkactiviteiten en tevens in het kader van een beëindiging van uw dienstverband;
  • om contact op te nemen met personen die door de werknemers aan ons zijn verstrekt in geval van een noodsituatie waarbij de werknemer betrokken is of in geval van een onmogelijkheid om (abnormaal of langdurig) afwezige werknemers te lokaliseren of te contacteren;
  • in het kader van betrokkenheid en erkenning van werknemers en het vieren van verjaardagen van werknemers;
  • om ons bedrijf of bedrijfsbelangen, eigendommen en werknemers alsmede de belangen van derden te beschermen, bijvoorbeeld door middel van toegangscontroles en beperkingen, het gebruik van waarschuwingen voor gegevensbeveiliging, gebruik van CCTV, of door (willekeurig of op individuele basis) e-mail- en internetgebruik te monitoren, te onderscheppen, te raadplegen, te inspecteren en te registreren en audits en onderzoeken te starten;
  • om haar dienstverlening en de kwaliteit daarvan te verbeteren;
  • in het kader van een (potentiële) zakelijke transactie (zoals de verkoop van (delen van) haar activa of aandelen, of een fusie, bijvoorbeeld door uw persoonsgegevens beschikbaar te stellen aan adviseurs of (potentiële) kopers;
  • om geschillen af te handelen;
  • om vertrouwde externe partners in staat te stellen te bekrachtigen dat werknemers in aanmerking komen voor vrijwillige bedrijfskortingen op lidmaatschappen en andere privileges;
  • om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Tijdens het dienstverband kan ERESM uw persoonsgegevens gebruiken (of een derde partij opdracht geven deze te gebruiken) om demografische gegevens over haar eigen personeel te verzamelen voor het nemen van bedrijfsbeslissingen met betrekking tot (onder andere) secundaire arbeidsvoorwaarden en het analyseren van HR-statistieken.

De rechtsgronden die worden gebruikt voor deze verwerkingsactiviteiten zijn (a) om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst en/of de uitvoering van de overeenkomst die met u is aangegaan; (b) het naleven van een wettelijke verplichting; (c) toestemming (indien van toepassing) en (d) het gerechtvaardigd belang van ERESM als (potentiële) werkgever en om verplichtingen uit hoofde van onze overeenkomsten met derden na te komen (bijvoorbeeld het waarborgen van de beveiliging van persoonsgegevens en bedrijfsvertrouwelijke of bedrijfseigen informatie).

Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens van dienstverleners en contactpersonen van dienstverleners verder voor de volgende doeleinden:

• in verband met een offerteaanvraag of aanbesteding;
  • voor het nemen van beslissingen over het selecteren van u als dienstverlener;
  • voor risicoanalyse en doorlopend beheer van dienstverleners;
  • voor het opnemen van werknemers in onze systemen;
  • voor toezicht op de naleving van de voorwaarden van de overeenkomst en het beheer van de relatie;
  • voor de administratie van betaling van facturen;
  • voor gezondheid en veiligheid, beveiliging of andere due diligence;
  • voor het afhandelen van geschillen.

De rechtsgronden die worden gebruikt voor deze verwerkingsactiviteiten zijn (a) om op uw verzoek stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een overeenkomst en/of de uitvoering van de overeenkomst die met u is aangegaan; (b) het naleven van een wettelijke verplichting; (c) toestemming (indien van toepassing) en (d) het gerechtvaardigde belang van ERESM om haar bedrijf te beschermen en te ontwikkelen, bijvoorbeeld door de geschiktheid van dienstverleners te beoordelen.

6.      Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

In het kader van de hierboven genoemde doeleinden kunnen wij uw persoonsgegevens delen met derden, zoals vertrouwde adviseurs, gevolmachtigden, dienstverleners (zoals software- en applicatieleveranciers en consultants, onderhoudsbedrijven, externe makelaars en incassobureaus) en bevoegde autoriteiten en/of overheidsinstanties.

Voor sollicitatie- en arbeidsdoeleinden kan ERESM de vereiste persoonsgegevens delen met gecontracteerde HR-consultants, recruiters, salarisadministrateurs, pensioen- en uitkeringsaanbieders, gevolmachtigden en bevoegde autoriteiten.

Verder kunnen we persoonsgegevens delen met de maatschappijen in onze groep, zoals CAPREIT, maar alleen voor de doeleinden zoals uiteengezet in paragraaf 4 hierboven.

Deze partijen met wie wij uw persoonsgegevens zoals hierboven bedoeld kunnen delen, kunnen gevestigd zijn in landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), welke landen mogelijk een lager niveau van gegevensbescherming bieden dan in Nederland. Uw persoonsgegevens kunnen bijvoorbeeld worden opgeslagen in applicaties die worden gehost in de Verenigde Staten van Amerika. In dat geval wordt ervoor gezorgd dat er adequate maatregelen worden genomen om een adequate bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Voor meer informatie hierover kunt u contact opnemen met onze Privacyfunctionaris (zie voor meer informatie hieronder).

7.      Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk in verband met de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld en verwerkt (zoals beschreven in paragraaf 4 hierboven) en in overeenstemming met ons beleid voor het bewaren van gegevens en het bijbehorende schema.

Gegevens van een sollicitant die niet wordt aangenomen bijvoorbeeld, worden door ERESM kort na afloop van de sollicitatieprocedure vernietigd, tenzij wij een redelijke grond hebben om die gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld als u ons verzoekt om in de toekomst contact met u op te nemen in geval van een andere vacature.

8.     Hoe beschermen wij uw persoonsgegevens?

We zullen de nodige administratieve, technische en organisatorische maatregelen nemen om een beveiligingsniveau te garanderen dat is afgestemd op de specifieke risico’s die we hebben vastgesteld. Wij beschermen uw persoonsgegevens tegen vernietiging, verlies, wijziging, onbevoegde openbaarmaking van of toegang tot persoonsgegevens die worden verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt.

Verder proberen we ervoor te zorgen dat we uw persoonlijke gegevens correct en actueel houden. U bent hier echter zelf verantwoordelijk voor en wij verzoeken u vriendelijk ons op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens (zoals een wijziging in uw contactgegevens).

9.      Wat zijn uw rechten?

Onder bepaalde omstandigheden heeft u het recht om uw door ons verwerkte persoonsgegevens in te zien, te wissen en te rectificeren, alsmede om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken of er bezwaar tegen te maken. Bovendien heeft u in sommige situaties het recht om ons te vragen uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en uw persoonsgegevens aan een andere organisatie door te geven. Tot slot heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

Als u nog vragen heeft met betrekking tot deze Privacyverklaring of de verwerking van uw persoonsgegevens door ERESM (met name over internationale doorgifte van uw persoonsgegevens of toepasselijke bewaartermijnen) of als u uw rechten wilt uitoefenen of zich wilt afmelden voor elektronische (marketing)communicatie, kunt u contact opnemen met onze Privacyfunctionaris op Sarphati Plaza, 8e verdieping, Rhijnspoorplein 34, (1018 TX) Amsterdam, Nederland of via e-mail: privacy@ERESM.nl.

Als u niet tevreden bent met de reactie van onze Privacyfunctionaris, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens: Autoriteit Persoonsgegevens, Postbus 93374, (2509 AJ) Den Haag, Nederland of telefonisch via: (+31) (0)70 888 85 00